تنظیم صورتجلسات رسمی شرکت به‌ صورت قانونی

در ادبیات حقوقی ایران، صورتجلسه به سندی گفته می‌شود که در آن تصمیمات مجامع عمومی، هیئت‌مدیره، شرکا یا سایر نهادهای شرکت در قالبی رسمی، همراه با مشخصات قانونی تنظیم می‌شود. این سند اغلب مبنای اقدامات ثبتی، مالیاتی، قراردادی و حتی قضایی قرار می‌گیرد.

انواع صورتجلسه‌ها:

در ساختار شرکت‌ها (سهامی، با مسئولیت محدود، تعاونی، تضامنی و…) صورتجلسه‌های مختلفی مورد نیاز است. مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

✅ ۱. صورتجلسه مجمع عمومی مؤسس

تنظیم می‌شود در زمان تأسیس شرکت سهامی برای تصویب اساسنامه، تعیین مدیران، بازرسان و تصویب گزارشات.

✅ ۲. صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه

برای رسیدگی به عملکرد مدیران، تصویب ترازنامه، تقسیم سود و تمدید یا انتخاب مدیران یا بازرسان.

✅ ۳. صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده

برای تصمیمات مهم مانند تغییر اساسنامه از قبیل: افزایش یا کاهش سرمایه، انحلال، تغییر موضوع فعالیت یا تغییر ساختار سهام.

✅ ۴. صورتجلسه هیئت‌مدیره

در شرکت‌های سهامی خاص یا عام، برای تصمیمات جاری شرکت، انتخاب مدیرعامل، تفویض اختیار و… ضروری است.

✅ ۵. صورتجلسه شرکا

در شرکت با مسئولیت محدود، همه تصمیمات (اعم از تغییرات سرمایه، تغییر مدیران و…) باید در قالب صورتجلسه شرکا تنظیم شود.

بخش دوم: اصول قانونی تنظیم صورتجلسه شرکت

الزامات عمومی که باید در تمام صورتجلسات رعایت شود:

بخش سوم: مراحل عملی تنظیم و ثبت صورتجلسه

مرحله اول: دعوت رسمی به جلسه

• در شرکت‌های سهامی خاص یا عام، دعوت از مجمع عمومی باید از طریق انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشاری باشد که برای این منظور تعیین شده است. دعوت از مجمع بر عهده هیئت مدیره است. اگر هیئت مدیره به تکلیف قانونی خود عمل نکند بازرس یا بازرسان باید به دعوت از مجمع اقدام نمایند. در صورتی که بازرس یا بازرسان نیز به وظیفه خود عمل ننمایند، تحت شرایطی دارندگان یک‌پنجم سهام شرکت می‌توانند نسبت به دعوت از مجمع اقدام کنند.
  
  

در شرکت با مسئولیت محدود مجامع عمومی با توجه به مقررات منعکس در اساسنامه دعوت می‌شود. به طور معمول در اساسنامه مسئولیت دعوت از مجمع برعهده مدیر یا مدیران است. البته باید توجه داشت که اگر تعداد شرکا بیش از 12 نفر باشد دعوت از مجمع عمومی سالیانه بر عهده هیئت نظار است. به نظر می‌رسد در صورتی که هیئت نظار به وظیفه قانونی خود عمل نکند مدیر یا مدیران شرکت می‌توانند نسبت به دعوت از مجمع عمومی اقدام نمایند. در صورتی که در اساسنامه تشریفات دعوت از مجمع ذکر نشد باشد نیازی به دعوت از طریق نشر آگهی نیست؛ مع‌الوصف دعوت باید با شیوه‌های قابل قبول از جمله نامه سفارشی باشد.

نکته: اگر جلسه با حضور همه شرکا/سهامداران برگزار شود، و در آن جلسه تاریخ دقیق، دستور جلسه و مکان تشکیل مجمع بعدی تعیین شود برای تشکیل این مجمع نیازی به نشر آگهی دعوت نیست.